Un coordonnateur d’activités spéciales est un superviseur dont la fonction est de coordonner la planification et l’organisation d’activités spéciales (rassemblements sportifs, colloques, festivals, etc.) en vue d’assurer le bon déroulement de l’événement en question.
On retrouve cette fonction de travail principalement dans les sous-secteurs des loisirs et divertissements, de l’hébergement et des services de voyages. Les entreprises les plus susceptibles d’embaucher des travailleurs pour cette fonction de travail sont les associations, les centres de congrès, les compagnies spécialisées dans la planification de congrès et d’activités spéciales, les entreprises touristiques de grande envergure (ex. : chaînes hôtelières) et les festivals et événements.
Principales tâches
- Participer à l’élaboration de la programmation de l’activité spéciale et en assurer la mise en œuvre
- Coordonner la mise en œuvre des politiques et des procédures élaborées pour la réalisation d’activités à partir des stratégies, des objectifs et des paramètres établis
- Exercer le contrôle logistique des activités et surveiller leur mise en œuvre
- Tenter de prévoir et de résoudre les problèmes pouvant surgir durant les activités et prévoir des plans en cas d’imprévus
- Voir à mettre en place les services et les activités complémentaires (hébergement et transport des participants, divertissements, services de restauration, etc.)
- Voir à l’aménagement des lieux et à l’installation des équipements nécessaires
- Négocier les tarifs avec les fournisseurs concernés, s’il y a lieu
- Gérer l’inscription des participants, s’il y a lieu
- Recruter, former, motiver et superviser le personnel et les bénévoles
- S’assurer du bon déroulement de l’activité
- Effectuer le suivi budgétaire et préparer les rapports nécessaires
- Assurer le suivi et l’évaluation de l’activité et faire les recommandations nécessaires
Conditions de travail
Travail à horaire variable s’effectuant généralement sur un quart de travail de jour, mais pouvant impliquer de longues heures de travail, surtout à l’approche de la date de réalisation des activités. Travail qui peut s’effectuer sous pression.
Le nombre d’heures de travail peut varier entre 35 et 50 heures par semaine.
Comme toute autre fonction de travail dans l’industrie touristique, la rémunération varie en fonction de plusieurs facteurs :
- relatifs à l’employé (expérience de travail préalable, scolarisation et formation, etc.);
- relatifs à l’entreprise (taille, localisation, niveau de qualité, appartenance à une chaîne, présence d’un syndicat, saisonnalité des opérations, etc.);
- relatifs à l’emploi comme tel (horaires, autres avantages non pécuniaires, etc.)
Compétences et qualifications
- Aptitudes pour la gestion des ressources humaines (gestion des équipes de travail, gestion des conflits, etc.)
- Aptitudes pour la planification, la négociation et le service à la clientèle
- Attitudes et comportement professionnels (aptitudes pour le travail d’équipe, autonomie, dynamisme, entregent, honnêteté, polyvalence, sens de l’initiative, sens de l’organisation, etc.)
- Au Québec, connaissance du français et de l’anglais. La maîtrise d’autres langues constitue un atout
- Capacité à effectuer des transactions monétaires
- Connaissance et application des normes du travail et des principes de base en santé et sécurité
- Excellentes aptitudes pour la logistique et les communications
- Habiletés pour la communication écrite et verbale
- Connaissance des outils informatiques pertinents
- Leadership et capacité de prise de décisions
- Tolérance au stress
- De plus, il existe une norme nationale de compétence pour cette fonction de travail (voir Références), de même qu’un programme national de reconnaissance professionnelle.
Expérience
Généralement, suivant le bagage académique, de deux à trois années d’expérience dans le domaine de la mise en marché de services et l’organisation d’événements sont exigées.
Possibilités de carrière
Coordonnateur de congrès et de réunions, directeur d’activités spéciales, directeur des congrès ou tout autre poste de supervision dans une entreprise ou un organisme de plus grande envergure
Code CNP : 1226 – Planificateurs/planificatrices de congrès et d’événements.
Note : La forme masculine est utilisée dans cette description dans le seul but d’en alléger le contenu.
Révisé en août 2015.
