Coordonnateur, coordonnatrice d’activités spéciales/événements
Un coordonnateur d’activités spéciales est un superviseur dont la fonction est de coordonner la planification et l’organisation d’activités spéciales (rassemblements sportifs, colloques, festivals, etc.) en vue d’assurer le bon déroulement de l’événement en question. On retrouve cette fonction de travail principalement dans les sous-secteurs des loisirs et divertissements, de l’hébergement et des services de voyages. Le titulaire du poste travaille généralement dans les entreprises suivantes : les associations, les centres de congrès, les compagnies spécialisées dans la planification de congrès et d’activités spéciales, les entreprises touristiques de grande envergure (ex. : chaînes hôtelières), les festivals et événements.
Principales responsabilités
Détails des responsabilités
1. PLANIFICATION & ORGANISATION
• Participer à l’élaboration de la programmation de l’activité spéciale et en assurer la mise en œuvre
• Coordonner la mise en œuvre des politiques et des procédures élaborées pour la réalisation d’activités à partir des stratégies, des objectifs et des paramètres établis
• Exercer le contrôle logistique des activités et surveiller leur mise en œuvre
• Bien comprendre les paramètres de l’activité (niveau d’importance, nombre de personnes attendues, durée, budget alloué, etc.)
• Faire visiter aux clients potentiels les infrastructures disponibles, en lien avec l’activité
• Discuter avec les clients des menus, des prix, de l’équipement nécessaire (audiovisuel, informatique ou autre), de l’aménagement des lieux, etc.
• Transmettre les informations nécessaires à la réalisation de l’activité au personnel et aux services concernés (choix des menus, réservations de salles et d’équipement, particularités quant à l’aménagement des lieux, etc.)
• Prendre en charge les réservations de groupes pour des réunions, conférences, etc. en collaboration avec le département des ventes ou réservations s’il y a lieu
2. SUPERVISION DU PERSONNEL
• Attribuer les tâches de service à l’équipe de travail
• Assister le personnel au besoin
• S’assurer d’avoir le matériel nécessaire pour l’activité, s’il y a lieu
• Voir à la mise en place des salles de banquets
• Faire le suivi avec les fournisseurs en collaboration avec son directeur de département, s’il y a lieu
• Recruter, former, motiver et superviser le personnel et les bénévoles
3. SERVICE À LA CLIENTÈLE
• Assurer la pleine satisfaction de la clientèle
• Répondre aux différentes questions que peut avoir la clientèle en lien avec l’activité
• Traiter les commentaires reçus des clients à la suite d’un événement
4. SUIVI ADMINISTRATIF
• Vérifier les registres quotidiens, les comptes des clients, les états de caisse et les pièces justificatives en lien avec les activités
• Vérifier et approuver les factures, tenir des dossiers et préparer des rapports
• Effectuer le suivi budgétaire et préparer les rapports nécessaires
Conditions de travail
• Travail à horaire variable
• Travail qui peut s’effectuer sous pression
• Travail qui s’effectue généralement sur un quart de jour
• Travail en mode hybride possible
Expérience
Généralement, suivant le bagage académique: deux à trois années d’expérience dans le domaine de la mise en marché de services et l’organisation d’événements sont exigées
Compétences et qualifications
Compétences générales
• Aptitudes pour la gestion des ressources humaines
• Aptitudes pour le service à la clientèle
• Aptitudes pour la gestion des équipes de travail
• Aptitudes pour la planification, la négociation et le marketing
• Flexibilité
• Leadership et capacité de prise de décisions
• Sens de l’organisation
• Sens des responsabilités
Connaissances
• Connaissance des principes de base de l’opération et des systèmes informatiques pertinents
• Connaissance du secteur d’activité touristique et des besoins de la clientèle
• Connaissance et application des normes du travail, des principes de base en santé et sécurité au travail
Habiletés
• Linguistiques :
– Maîtrise du français tant à l’oral qu’à l’écrit
– Maîtrise de l’anglais tant à l’oral qu’à l’écrit
– La maîtrise d’autres langues constitue un atout
• Utiliser des stratégies ou des techniques de communication efficaces
• Communiquer de façon professionnelle
• Habiletés avec les systèmes numériques
Qualités
•Autonomie
•Sens de l’initiative
•Polyvalence
•Tolérance au stress
•Dynamisme
•Honnêteté
Intérêts
• Gestion
• Service à la clientèle
• Vente
• Tourisme
Formations
Les diplômes suivants sont les plus souvent exigés :
• Attestation d’études collégiales en coordination ou planification d’événement (AEC)
• Diplôme d’études collégiales en gestion hôtelière ou en gestion du tourisme (DEC)
• Tout autre diplôme en lien avec le tourisme ou en gestion de projet constitue un atout
