Profil associations et entreprises
Un coordonnateur de congrès est un superviseur dont la fonction est de voir à la planification et à l’organisation de congrès et de réunions, à contrat (ponctuellement) ou pour le compte de l’association ou de l’entreprise pour laquelle il travaille.
On retrouve cette fonction de travail principalement dans les sous-secteurs des services de voyages et de l’hébergement. Les entreprises les plus susceptibles d’embaucher des travailleurs pour cette fonction sont les associations, les compagnies spécialisées dans la planification de congrès et d’activités spéciales et les entreprises touristiques de grande envergure (p. ex. chaînes hôtelières).
Profil hôtels et centres de congrès
Un coordonnateur de congrès peut également être un superviseur dont la fonction est de voir à la préparation, à l’organisation et à la réalisation de congrès et de réunions conformément aux ententes préalablement établies entre les clients et l’établissement pour lequel il travaille (généralement un hôtel ou un centre de congrès).
On retrouve également cette fonction de travail dans les sous-secteurs des loisirs et divertissements et de l’hébergement. Les entreprises les plus susceptibles d’embaucher des travailleurs pour cette fonction de travail sont les hôtels et les centres de congrès.
Principales tâches
Profil associations et entreprises
Planification / Organisation :
- Bien comprendre les paramètres du congrès ou de la réunion : s’informer sur l’historique des rencontres précédentes, reconnaître les attentes et les besoins (niveau d’importance de la rencontre, nombre de personnes attendues, durée, budget alloué, profil des participants, etc.), examiner les politiques et les procédures de l’organisme organisateur
- Collaborer à la préparation du budget du congrès ou de la réunion et assurer le suivi budgétaire
- Chercher les sites et les fournisseurs potentiels et participer à la prise de décision
- Déterminer les menus, les prix, l’équipement nécessaire (audiovisuel ou autre), l’aménagement désiré, etc.
- Négocier les tarifs et les arrangements nécessaires avec les fournisseurs concernés
- Participer à l’élaboration du programme du congrès ou de la réunion et en assurer la mise en œuvre (confirmations auprès des conférenciers, des participants, des invités particuliers, programme d’activités sociales, etc.)
- Voir à mettre en place les services et les activités complémentaires à la tenue du congrès ou de la réunion (hébergement et transport des participants, divertissements, services de restauration, etc.)
- Organiser les services d’accueil
Réalisation :
- Voir à l’aménagement des lieux et à l’installation des équipements nécessaires
- Déterminer et résoudre les problèmes pouvant surgir durant les activités et prévoir des plans en cas d’imprévus
- S’assurer du bon déroulement des activités de l’arrivée au départ des participants
Profil hôtels et centres de congrès
Préparation/organisation :
- Bien comprendre les paramètres du congrès ou de la réunion (niveau d’importance de la rencontre, nombre de personnes attendues, durée, budget alloué, etc.)
- Faire visiter aux clients potentiels les infrastructures de congrès ou de réunion disponibles
- Discuter avec les clients des menus, des prix, de l’équipement nécessaire (audiovisuel, informatique ou autre), de l’aménagement des lieux, etc.
- Transmettre les informations nécessaires à la réalisation du congrès ou de la réunion au personnel et aux services concernés (choix des menus, réservations de salles et d’équipement, particularités quant à l’aménagement des lieux, etc.)
Réalisation :
- S’assurer de l’utilisation optimale de toutes les installations et voir à en maximiser la rentabilité
- S’assurer du bon déroulement des activités de l’arrivée au départ des participants
- Assurer la pleine satisfaction du client de manière à favoriser son retour éventuel
Conditions de travail
Profil associations et entreprises
Travail à horaire variable s’effectuant généralement sur un quart de travail de jour, mais pouvant impliquer de longues heures de travail à l’approche de la date de réalisation des congrès ou des réunions. Travail qui peut s’effectuer sous pression.
Profil hôtels et centres de congrès
Travail à horaire variable s’effectuant généralement sur un quart de travail de jour, mais pouvant impliquer de longues heures de travail en période de pointe. Fonction impliquant souvent d’être présent lors de la prestation des services vendus aux clients (jour, soir, fin de semaine ou jour férié). Travail qui peut s’effectuer sous pression.
Le nombre d’heures de travail peut varier entre 40 et 45 heures par semaine, avec des possibilités de pointes en période de réalisation.
Comme toute autre fonction de travail dans l’industrie touristique, la rémunération varie en fonction de plusieurs facteurs :
- relatifs à l’employé (expérience de travail préalable, scolarisation et formation, etc.)
- relatifs à l’entreprise (taille, localisation, niveau de qualité, appartenance à une chaîne, présence d’un syndicat, saisonnalité des opérations, etc.)
- relatifs à l’emploi comme tel (horaires, autres avantages non pécuniaires, etc.)
Compétences et qualifications
- Aptitudes pour la gestion des ressources humaines (gestion des équipes de travail, gestion des conflits, etc.)
- Aptitudes pour la planification, la vente, la négociation et le marketing
- Aptitudes pour le service à la clientèle
- Attitudes et comportement professionnels (aptitudes pour le travail d’équipe, autonomie, dynamisme, entregent, honnêteté, polyvalence, sens de l’initiative, sens de l’organisation, etc.)
- Connaissance du français et de l’anglais. La maîtrise d’autres langues constitue un atout
- Capacité à effectuer des transactions monétaires
- Connaissance et application des normes du travail et des principes de base en santé et sécurité
- Excellentes aptitudes pour la logistique et les communications
- Habiletés pour la communication écrite et verbale
- Leadership et capacité de prise de décisions
- Tolérance au stress
Expérience
Généralement, suivant le bagage académique, de deux à trois années d’expérience dans le domaine de la mise en marché de services et l’organisation d’événements sont exigées.
Possibilités de carrière
Coordonnateur d’activités spéciales, représentant des ventes, directeur d’activités spéciales, directeur de congrès, directeur des ventes ou tout autre poste de supervision dans une entreprise de plus grande envergure
Code CNP : 1226 – Planificateurs/planificatrices de congrès et d’événements.
Note : La forme masculine est utilisée dans cette description dans le seul but d’en alléger le contenu.
Révisé en août 2015.
