Un directeur d’activités spéciales est un gestionnaire dont la fonction est de planifier, organiser, diriger et contrôler l’ensemble des activités liées à la réalisation d’activités spéciales (rassemblements sportifs, colloques, festivals, etc.).
On retrouve cette fonction de travail principalement dans les sous-secteurs des loisirs et divertissements et des services de voyages. Les entreprises les plus susceptibles d’embaucher des travailleurs pour cette fonction de travail sont les centres de congrès, les compagnies spécialisées dans la planification de congrès et d’activités spéciales, les entreprises touristiques de grande envergure (p. ex., chaînes hôtelières) et les festivals et événements.
Principales tâches
Planification :
- Travailler avec les organisateurs pour déterminer le but, les paramètres, les politiques et les procédures de l’activité
- Établir les objectifs, le contenu et le budget de l’activité, ainsi que les procédures de contrôle des dépenses et de la logistique
- Mettre en place les moyens nécessaires pour atteindre les objectifs en termes de nombre de visiteurs ou de participants (développer et mettre sur pied un plan de marketing, de relations publiques, de communication et de promotion)
- Effectuer la recherche de commandites ou travailler de pair avec le responsable du financement, s’il y a lieu
Organisation/direction :
- S’assurer que tous les produits et services requis afin de mener à bien l’activité (location d’espaces, animateurs, fournisseurs de biens et de services, etc.) ont été prévus et réservés par les coordonnateurs
- Gérer les ressources humaines (temporaires ou permanentes, rémunérées ou bénévoles) liées à la réalisation de l’activité (embauche du personnel, formation, répartition du travail, élaboration des horaires, évaluation du rendement, gestion des conflits, etc.),
Contrôle :
- Voir au bon contrôle logistique de l’activité
- Gérer les ressources financières (préparation des budgets, contrôle des coûts de fonctionnement, etc.) et matérielles (gestion des inventaires, négociations avec les fournisseurs, etc.) allouées à la réalisation de l’activité
- Évaluer l’impact de l’activité sur l’image et le succès de l’organisme responsable de sa tenue
Représentation :
- Représenter l’entreprise ou l’activité (auprès des associations sectorielles, des communautés d’affaires, des instances gouvernementales et de la clientèle)
Conditions de travail
Travail à horaire variable s’effectuant généralement sur un quart de travail de jour, mais pouvant impliquer de longues heures de travail, surtout à l’approche de la date de réalisation des activités. Travail qui peut s’effectuer sous pression.
Comme toute autre fonction de travail dans l’industrie touristique, la rémunération varie en fonction de plusieurs facteurs :
- relatifs à l’employé (expérience de travail préalable, scolarisation et formation, etc.);
- relatifs à l’entreprise (taille, localisation, niveau de qualité, appartenance à une chaîne, présence d’un syndicat, saisonnalité des opérations, etc.);
- relatifs à l’emploi comme tel (horaires, autres avantages non pécuniaires, etc.)
Compétences et qualifications
- Aptitudes pour la gestion des ressources humaines (gestion des équipes de travail, gestion des conflits, etc.)
- Aptitudes pour la planification, la vente, le marketing et la négociation
- Aptitudes pour le service à la clientèle
- Attitudes et comportement professionnels (aptitudes pour le travail d’équipe, autonomie, dynamisme, entregent, honnêteté, polyvalence, sens de l’initiative, sens de l’organisation, etc.)
- Au Québec, connaissance du français et de l’anglais. La maîtrise d’autres langues constitue un atout
- Connaissance du secteur d’activité touristique et des besoins de la clientèle
- Connaissance et application des normes du travail et des principes de base en santé et sécurité
- Excellentes aptitudes pour la logistique
- Habiletés pour la communication écrite et verbale
- Connaissance des principes de base de l’opération des systèmes informatiques pertinents
- Leadership et capacité de prise de décisions
- Tolérance au stress
Expérience
Généralement, suivant le bagage académique, de trois à cinq années d’expérience dans le domaine de la mise en marché de services et l’organisation d’événements sont exigées. Une expérience comme coordonnateur d’activités spéciales, de même qu’une expérience en supervision, constituent des atouts.
Possibilités de carrière
Directeur des congrès, responsable du financement, directeur d’expositions ou de salons professionnels, ou tout autre poste de gestion dans une entreprise ou un organisme de plus grande envergure
Code CNP : 1226 – Planificateurs/planificatrices de congrès et d’événements.
Note : La forme masculine est utilisée dans cette description dans le seul but d’en alléger le contenu.
Révisé en août 2015.
