Un directeur de congrès et de réunions est un gestionnaire dont la fonction est de planifier, organiser, diriger et contrôler les activités de promotion et de vente des produits et des services d’une entreprise offrant des installations de congrès ou de réunions en vue d’y attirer la clientèle.
On retrouve cette fonction de travail principalement dans les sous-secteurs de l’hébergement et des services de voyage. Les entreprises les plus susceptibles d’embaucher des travailleurs pour cette fonction sont les hôtels et les centres de congrès.
Principales tâches
Gestion :
- Gérer les ressources humaines de son service (embauche du personnel, formation, répartition du travail, élaboration des horaires, évaluation du rendement, gestion des conflits, etc.)
- Gérer les ressources financières (préparation des budgets, contrôle des coûts de fonctionnement, etc.) et matérielles (gestion des inventaires, approvisionnements, négociations avec les fournisseurs, etc.) allouées à sa direction
Promotion et vente :
- Appliquer les politiques, les programmes et les activités du service des ventes pour les activités de promotion et de vente des installations de congrès ou de réunions
- Diriger les efforts de promotion et de vente des installations de congrès de l’entreprise en fonction des études sur les tendances de la clientèle et des plans de développement établis
- Rencontrer des représentants d’associations ou d’autres organismes susceptibles de tenir des congrès ou des réunions afin de leur faire connaître les produits et les services de l’entreprise
Service à la clientèle :
- Superviser le travail des équipes de vente (principalement formées par les représentants)
- S’assurer de la bonne livraison et prestation des produits et services vendus aux clients
- S’assurer de l’utilisation optimale de toutes les installations et voir à en maximiser la rentabilité
- S’assurer de la satisfaction de la clientèle pendant et après la prestation du service et traiter les plaintes, s’il y a lieu
- Travailler en coordination avec les autres services de l’établissement
Conditions de travail
Travail à horaire variable ou fixe. Fonction pouvant impliquer de longues heures de travail et exigeant de nombreux déplacements. Travail qui peut s’effectuer sous pression.
Comme toute autre fonction de travail dans l’industrie touristique, la rémunération varie en fonction de plusieurs facteurs :
- relatifs à l’employé (expérience de travail préalable, scolarisation et formation, etc.)
- relatifs à l’entreprise (taille, localisation, niveau de qualité, appartenance à une chaîne, saisonnalité des opérations, etc.)
- relatifs à l’emploi comme tel (horaires, pourboires, commissions, autres avantages non pécuniaires, etc.)
Compétences et qualifications
- Aptitudes pour la gestion des ressources humaines (gestion des équipes de travail, gestion des conflits, etc.)
- Aptitudes pour la planification, la vente, le marketing et la négociation
- Aptitudes pour le service à la clientèle
- Attitudes et comportement professionnels (aptitudes pour le travail d’équipe, autonomie, dynamisme, entregent, honnêteté, polyvalence, sens de l’initiative, sens de l’organisation, etc.)
- Connaissance du français et de l’anglais. La maîtrise d’autres langues constitue un atout
- Connaissance des analyses de marché, des analyses de clientèles, des réseaux de distribution, de la publicité et des médias de masse
- Connaissance et application des normes du travail et des principes de base en santé et sécurité au travail, de même que des règles d’hygiène et de salubrité
- Excellente connaissance de l’industrie touristique, de même que des produits et services de l’établissement
- Excellente connaissance de la région immédiate et des points d’intérêt touristique
- Habiletés pour la communication écrite et verbale
- Leadership et capacité de prise de décisions
- Tolérance au stress
Expérience
Généralement, suivant le bagage académique, de trois à cinq années d’expérience dans le domaine de la vente, de la mise en marché de services ou de l’organisation d’événements sont exigées. Une expérience comme coordonnateur de congrès et de réunions, de même qu’une expérience en supervision, constituent des atouts.
Possibilités de carrière
Directeur d’activités spéciales, directeur d’expositions ou de salons professionnels, directeur des ventes, directeur général ou tout autre poste de gestion dans une entreprise de plus grande envergure.
Code CNP : 1226 – Planificateurs, planificatrices de congrès et d’événements.
Note : La forme masculine est utilisée dans cette description dans le seul but d’en alléger le contenu.
Révisé en août 2015.
