Préposé, préposée à la réception
Un préposé à la réception accomplit des tâches directement liées au séjour de la clientèle comme réserver les chambres, accueillir les clients à leur arrivée et les assister durant le séjour. Il s’occupe aussi de donner des renseignements sur l’établissement et ses services, ainsi que sur les attraits touristiques de la région. Il fait également de la vente et assure la coordination des différents services de l’établissement. Cette fonction de travail se retrouve principalement dans le sous-secteur de l’hébergement. Le titulaire du poste travaille généralement dans les établissements suivants : centres de villégiatures, hôtels, motels, auberges et les gîtes.
Principales responsabilités
Détails des responsabilités
1. RÉSERVATION
• Préciser les besoins du client et ouvrir son dossier
• Proposer des forfaits et des plus-values
• Confirmer, modifier ou annuler une réservation
2. ARRIVÉE ET DÉPART DE LA CLIENTÈLE
• Accueillir les clients à leur arrivée, vérifier les données de leur réservation et proposer des services complémentaires
• Obtenir des garanties de paiement
• Assigner les chambres, remettre les clés et fournir au client les renseignements utiles sur l’établissement
• Vérifier la satisfaction des clients qui quittent
• Finaliser la note, faire approuver les frais de séjour, percevoir le paiement et remettre une copie de la transaction au client
• Récupérer les clés et autres items
• Offrir d’effectuer d’autres réservations
3. SERVICE À LA CLIENTÈLE
• Promouvoir les services de l’établissement, les attraits touristiques et les différentes activités de la région et effectuer des réservations au besoin
• Recevoir le courrier ou les messages destinés aux clients et en assurer la distribution
• Assurer la sécurité des clients et de leurs biens en collaboration avec le service de sécurité de l’établissement (s’il y a lieu)
• Répondre aux demandes des clients (appels de réveil, changement de chambre, etc.)
• Traiter les commentaires et les plaintes des clients et en assurer le suivi
4. SUIVI ADMINISTRATIF
• Vérifier les registres quotidiens, les comptes des clients, les états de caisse et les pièces justificatives
• Transmettre aux différents services de l’établissement les besoins associés aux réservations et aux demandes de la clientèle
• Produire et vérifier les rapports journaliers
• Assurer la disponibilité du matériel et le suivi relatif aux services offerts aux clients
• Assurer la coordination avec les différents services (salle à manger, salles de réunion, service aux chambres, etc.)
Conditions de travail
• Travail à horaire variable
• Travail qui peut s’effectuer sous pression dépendamment de l’achalandage à la réception
• Un rôle qui exige parfois de travailler les soirs, les fins de semaine ou les jours fériés.
Expérience
• Aucune expérience particulière n’est exigée (dépendamment de l’établissement)
• Expérience de contact avec la clientèle constitue un atout
Compétences et qualifications
Compétences générales
• Aptitudes pour le service à la clientèle
• Aptitudes pour le travail d’équipe
• Aptitudes pour la vente et le marketing
• Flexibilité
• Leadership et capacité de prise de décisions
• Sens de l’organisation
• Sens des responsabilités
Connaissances
• Connaissance des principes de base de l’opération et des systèmes informatiques pertinents à la réception (ex. : Opéra, Iqware, etc.)
• Connaissance du secteur d’activité touristique et des besoins de la clientèle
• Connaissance et application des normes du travail, des principes de base en santé et sécurité au travail et des règles d’hygiène et de salubrité
Habiletés
• Linguistiques :
– Maîtrise du français tant à l’oral qu’à l’écrit
– Maîtrise de l’anglais tant à l’oral qu’à l’écrit
– La maîtrise d’autres langues constitue un atout
• Utiliser des stratégies ou des techniques de communication efficaces
• Communiquer de façon professionnelle
• Habiletés avec les logiciels en lien avec la réception d’hôtellerie
Qualités
●Autonomie
●Sens de l’initiative
●Polyvalence
●Tolérance au stress
●Dynamisme
●Honnêteté
Intérêts
• Gestion
• Service à la clientèle
• Vente
• Tourisme
Formations
Les diplômes suivants sont les plus souvent favorisés lorsque demandé :
• Diplôme d’études professionnelles en réception d’hôtellerie (DEP)
• Diplôme d’études collégiales en gestion hôtelière ou en gestion du tourisme (DEC)
• Tout autre diplôme en lien avec le tourisme constitue un atout
