En période de pénurie de main-d’œuvre, faire plus avec moins d’employés peut-être la seule alternative à envisager. Ça n’implique pas nécessairement de surcharger les travailleurs actuels. Embauche d’un stagiaire, développement d’outils technologies et amélioration continue, voici des éléments de la stratégie adoptée par Sentiers privés. Cette agence réceptive de Saint-Lambert prépare des séjours clé en main de luxe au Canada pour une clientèle internationale. Elle a complètement revu ses processus pour augmenter son efficacité.
Former un stagiaire pour toute la haute saison
« Nous faisons la moitié de notre chiffre d’affaires entre le 15 juillet et le 15 août. Il faut donc redoubler d’ardeur pendant cette période », indique Yoann Ronsin, président de l’entreprise qui ne compte plus que trois employés, dont un à mi-temps.
Pour obtenir du renfort, l’agence recrute chaque année, pendant six mois, un stagiaire venu de France, de Belgique ou d’Allemagne. Le choix de ces pays se justifie parce que l’entreprise sert surtout des clients européens; mais aussi parce que, dans ces trois pays, les stages sont plus longs qu’au Québec.
Or c’est important de conserver nos stagiaires assez longtemps pour qu’ils puissent être opérationnels à 100 %.
-Yoann Ronsin, président de Sentiers privées
Pour que l’étudiant accueilli en stage devienne polyvalent et pleinement productif, il reçoit une formation intensive sur le fonctionnement de l’agence et ses processus. Il se rend également sur le terrain pour visiter les hôtels et les partenaires qui s’occupent du transport en hydravion ou en hélicoptère des clients. Il a aussi droit à un cours express sur la géographie du Québec.
Au début, on lui montre la base, par exemple comment accueillir les gens à l’aéroport. Puis, on pousse la formation plus loin.
Au bout d’un mois, le stagiaire est considéré comme un membre à part entière de l’équipe et il peut élaborer un plan de voyage sur mesure. L’étudiant bénéficie également d’un coaching pendant toute la durée de son stage.
La technologie simplifie les tâches administratives
Une autre façon d’augmenter l’efficacité du travail a été de recourir à la technologie. Sentiers privés a mandaté une firme pour développer un logiciel permettant de centraliser toutes les informations liées aux voyageurs et aux étapes de leur séjour.
Quand les employés réservent un hôtel, ils doivent remplir un document de voyage, aller chercher les prix, les personnes-ressources, les coordonnées. Plutôt que de recopier trois fois la même chose, à des endroits différents, l’information est maintenant centralisée dans un même logiciel.
Cette plateforme permet de minimiser les risques d’erreurs et de gagner du temps.Ce processus optimisé a permis de retrancher un poste et demi aux besoins RH de l’entreprise, évalue Yoann Ronsin.
Nous n’avons pas éliminé d’emploi comme tel. Mais nous étions cinq au départ et deux personnes sont parties coup sur coup en haute saison. Cela nous a obligés à freiner la croissance, alors que je devais ouvrir de nouveaux marchés.
La technologie a partiellement pris le relais des anciens employés. Dans un autre registre, l’entreprise a aussi revu sa stratégie d’affaires pour se concentrer sur une clientèle haut de gamme, plus nichée. Ainsi, l’agence propose moins d’accompagnements, mais sélectionne les plus rentables. Si l’intégration des outils de gestion technologique a bien fonctionné, c’est qu’ils ont été créés selon les besoins de l’agence. De plus, ces solutions ont été implantées progressivement, de manière à ajuster le tir au fur et à mesure. Le processus dure depuis six ans, précise Yoann Ronsin. L’entreprise utilise aussi ses périodes plus creuses pour tester de nouveaux procédés et améliorer ceux déjà en place.
Tous les trois ou six mois, on se demande ce qu’on pourrait automatiser de plus.
Avec un stagiaire bien formé, des technologies adaptées et une recherche d’amélioration continue, voilà une entreprise qui désire continuer sur sa lancée dans un contexte de rareté de main-d’œuvre, sans pour autant abaisser ses standards de qualité!
Comme Sentiers Privés, si votre entreprise a modifié son organisation du travail dans le contexte de main-d’œuvre actuel, n’hésitez pas à entrer en contact avec nous pour en témoigner. Il s’agit d’une excellente façon de faire rayonner notre industrie à travers vos pratiques RH!
Gabriel Vaillancourt, coordonnateur des services à la clientèle
[email protected] | 450-651-1099, poste 223
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