Réaliser une réunion avec brio

Maintenant que nous pouvons planifier une réunion pour la rendre pertinente et efficace, nous devons nous préparer à la réaliser pour que ce soit un succès. La stratégie gagnante pour y arriver est de suivre une structure de fonctionnement.

La structure d’une réunion

Pour faciliter la conduite d’une réunion, nous utilisons une structure de fonctionnement. La structure de fonctionnement permet de déterminer comment la réunion va se dérouler. Comme l’ordre du jour permet de savoir le quoi de la réunion, la structure permet de définir le comment de celle-ci. Peu importe le type de réunion que nous réalisons, nous pouvons utiliser la même structure.

La structure présentée se décline en 4 étapes.

• Accueillir les participants dès leur arrivée, les saluer et leur souhaiter la bienvenue
  Prendre le temps de bien accueillir les participants aide à créer une ambiance agréable et propice aux échanges.
• Procéder aux présentations d’usage (si nécessaire)
  Surtout dans le cas où il y a des participants qui ne se connaissent pas.
• Expliquer le pourquoi et l’historique de la réunion (si nécessaire)
  Ça peut sembler très clair pour nous, qui avons planifié la réunion, mais pas nécessairement pour tout le monde. Clarifier dans quel contexte la réunion s’insère et pourquoi les participants sont là permet d’éviter des malentendus.

• Clarifier les objectifs de la réunion
  Et prendre le temps de préciser notre intention derrière les objectifs.
• Proposer un ordre du jour
  Et le distribuer ou le laisser affiché tout au long de la réunion.
• Expliquer le rôle de l’animateur et des autres intervenants (si nécessaire)
  Nous pouvons attribuer des rôles, par exemple celui du gardien du temps, du secrétaire ou du pilote (celui qui s’assure que les discussions restent centrées sur les objectifs de la réunion).
• Expliquer la répartition du temps
  Ça peut être fait pendant la proposition de l’ordre du jour.
• Obtenir l’engagement des participants face à ce déroulement
  Et vous engagez vous-même à respecter l’ordre du jour et le temps prévu.

• Suivre l’ordre du jour
  Aussi simple que cela puisse paraître…
• Canaliser le groupe vers l’atteinte des objectifs
  Ça veut aussi dire mettre fin à des discussions bien intéressantes, mais hors sujet.
• Gérer les communications et les échanges
  Le « stationnement » est une tactique pour mettre de côté un sujet qui anime la discussion, mais qui n’est pas en lien avec les objectifs de la réunion. Il s’agit de nommer le sujet, de l’écrire et de préciser que nous allons y revenir soit à la fin de la rencontre ou à un autre moment. Par contre, nous devons nous assurer de faire le suivi par la suite.
• Conclure et faire la synthèse de chacun des points avant de passer au suivant
  Nous pouvons aussi inscrire les actions à entreprendre pour chaque point discuté sous forme de liste.

• Synthétiser les principaux points à retenir
  S’assurer de les écrire et inclure la liste d’actions à entreprendre.
• Rappeler les actions qui devront être posées par les participants suite à la réunion
  Nous pouvons faire un tour de table où chacun nomme ce qu’il a à faire.
• Annoncer les suites et le suivi à cette réunion
  Si nous avons des sujets dans le « stationnement », nous pouvons préciser ce qui va se passer avec ces sujets.
• Souligner notre satisfaction et demander celle des participants
  Prendre le temps de conclure est aussi important que de bien accueillir les participants. Leurs commentaires seront utiles à la préparation d’une prochaine réunion.
• Remercier les participants et lever la réunion
  Être reconnaissant du temps que tout le monde a pris pour participer à la rencontre est aussi bien important.

Bien planifier et structurer une réunion facilitera l’animation de celle-ci et la rendra efficace. Bien qu’elle nécessite de se mobiliser, la réunion est, dans bien des cas, essentielle à la bonne communication, au travail d’équipe et à l’atteinte des objectifs de notre organisation.

« Se réunir est un début, rester ensemble est un progrès, travailler ensemble est la réussite »

– Henry Ford