La première responsabilité d’un superviseur est d’atteindre les objectifs et les buts établis par son organisation. Il doit garantir des résultats. Pour assumer cette responsabilité, le superviseur a été engagé pour être responsable d’une équipe, pour s’assurer que l’équipe atteigne ses résultats d’équipe. Pour y arriver, le PODC, un processus de gestion éprouvé depuis nombreuses années, est un outil indispensable.
Le PODC en 4 étapes
Planifier, c’est:
Déterminer l’action, décider de : on fait quoi, quand, combien.
Le superviseur établit des objectifs et définit des stratégies. Il identifie des indicateurs et prévoit des moyens comme des politiques, des budgets, etc. Par exemple : on doit préparer le restaurant pour une fin de semaine très achalandée. C’est l’étape où l’on fait son inventaire en cuisine avant de passer les commandes :
- Qu’est-ce qu’on met au menu, en plus du menu régulier ?
- Qu’est-ce qu’on a en inventaire ?
- Y-a-t-il des produits à commander pour créer le menu spécial ?
Organiser, c’est…
Structurer l’action, décider de : qui fait quoi, où et comment.
Le superviseur définit les fonctions, les tâches et les responsabilités puis établit l’autorité. Par exemple : On va décider de qui passera les commandes, à quels fournisseurs et comment ils vont le faire, en tenant compte :
- des horaires du personnel;
- de la durée de conservation des aliments et de la quantité requise;
- des calendriers de livraison des fournisseurs;
- du lieu de livraison;
- de la planification de la mise en place en cuisine et du service en salle;
- etc.
C’est dans la période de la planification et de l’organisation qu’on réfléchit le plus. Il faut toutefois faire attention pour ne pas tomber dans le piège de :
Sauter dans l’action trop vite, sans prendre le temps d’analyser et de réfléchir à la planification
d’une problématique ou d’un projet.
ou
« Trop réfléchir » et ne pas passer à l’action assez vite. Il ne faut pas avoir peur de prendre des décisions.
Diriger, c’est…
Guider l’action, communiquer le quoi, qui, où, quand, comment et pourquoi.
Le superviseur oriente, mobilise, coordonne, facilite, communique et forme. C’est ici qu’on est dans le « faire faire ». Les personnes que l’on mandate, on doit les diriger en communiquant clairement les attentes, en leur donnant les moyens de faire ce qu’ils ont à faire, en les motivant et en s’assurant qu’ils soient formés adéquatement.
Il y a 3 raisons qui font en sorte qu’un employé ne répond pas aux attentes du superviseur:
- S’il ne sait pas quoi faire ou comment le faire;
- S’il n’est pas capable de faire;
- S’il ne veut pas le faire.
Contrôler, c’est…
Mesurer l’action, le pourquoi du quoi, quoi, où, quand et comment.
Le superviseur évalue, interprète, mesure, recommande. Le contrôle est la validation de l’atteinte des objectifs. C’est ici qu’on va utiliser les indicateurs identifiés dans la planification, par exemple : la liste des items commandés et les quantités nécessaires, les suivis de livraison, le temps de préparation d’un menu spécial, etc.
C’est lorsqu’on contrôle qu’on communique et qu’on applique des actions correctives pour redresser une situation de travail. On va donc avoir besoin de revenir sur les étapes précédentes de planifier, organiser et diriger.
Enfin, le PODC est circulaire parce que le superviseur doit constamment s’ajuster. Tous les projets bougent et se déroulent en simultané. Même si ça ne semble pas toujours réaliste, on a intérêt à passer à travers notre PODC à chaque projet.
Références:
BLACKBURN, Claudine, TÉTREAULT, Sylvain, Gérez mieux stressez moins : Devenez un gestionnaire heureux et compétent – 1 Gestionnaire, un métier à découvrir, Québec, Éditions Blackburn Tétreault, 2011, 173 pages.
ÉCOLE DE TECHNOLOGIE SUPÉRIEURE, PER-660 Gestionnaire technique 1 : s’approprier son rôle de gestion, Montréal, 2015, 68 pages.
LAUZON, Pierre, MARQUIS, Suzie, GUAY Josée-Anne, Profession gestionnaire, Relever les défis de la gestion moderne, Chenelière Éducation, 2012, 332 pages.
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