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Préposé à la réception

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Appel de talent
– Préposé à la réception

Bases d'affichage pour le poste de préposé à la réception

Rejoignez notre entreprise et créez avec nous de super souvenirs pour les visiteurs en tant que préposé à la réception

Pourquoi vous êtes important?

Vous accueillez nos clients, vous êtes donc le premier contact, la première impression, le premier sourire… Votre capacité à représenter qui nous sommes, à suggérer des activités, à conseiller la clientèle et à coordonner leurs différents besoins en fonction des départements, font de vous nos premiers alliés de l’accueil! Sans vous, l’expérience client perd de sa richesse.

Psit!

Si pour vous, les préposés à la réception représentent encore plus que ça, n’hésitez pas à modifier ce texte à votre guise.

Nature du travail

Vous êtes sociable et aimez rencontrer des gens de tous les horizons ? Découvrez le métier de préposé à la réception, qui consiste à accomplir des tâches variées directement liées au séjour de la clientèle.

Psit!

Assurez-vous que ce résumé correspond bien à ce qui se passe dans votre entreprise.

Qualités attendues

  • Polyvalence
  • Patience
  • Débrouillardise
  • Sens de l’initiative
  • Sens des responsabilités
  • Entregent
  • Capacité à résoudre des problèmes
  • Bonne gestion du stress

Petit conseil

Il s’agit de suggestions. Supprimez les qualités, ainsi que les compétences et aptitudes indiquées au bloc suivant, qui ne vous touchent pas et ajoutez-en d’autres. Pensez à ce que vous recherchez chez votre futur préposé à la réception.

Compétences et attitudes essentielles

  • Avoir un souci marqué pour le service à la clientèle avec un accent marqué sur l’accueil.
  • Détenir des aptitudes pour la vente.
  • Aimer le travail d’équipe et la coordination.
  • Aimer conseiller les clients.
  • Bien communiquer de façon verbale en français et en anglais (la maîtrise d’autres langues constitue un atout).
  • Être en mesure de traiter tous les types de paiements (cartes bancaires, chèques, argent liquide et notes de chambre) et encaisser les chèques bancaires et les chèques de voyage des clients.
  • Connaître les logiciels de gestion hôtelière est considéré comme un atout.
  • Connaître la région immédiate et les points d’intérêt touristiques l’est également.

Aucune expérience particulière n’est exigée, mais une expérience de contact avec la clientèle (vente, service, etc.) constitue un atout. Plusieurs employeurs favorisent les candidats qui possèdent une formation, que ce soit un diplôme d’études professionnelles (DEP) en Réception en hôtellerie ou un diplôme d’études collégiales (DEC) en Technique de gestion hôtelière ou en Technique de tourisme (spécialisation et mise en valeur de produits touristiques).

Concurrence

Gardez en tête que les compétences exigées des réceptionnistes d’hôtel sont des compétences très prisées dans l’ensemble du secteur de l’emploi. Elles sont donc transférables à de multiples secteurs d’activités. Il faut penser à mettre les bouchées doubles pour attirer les candidats en misant sur les particularités singulières du secteur hôtelier et utiliser des leviers de rétention cohérents avec les besoins des travailleurs.

Conseil « SOS main d’œuvre »

Pensez à ouvrir vos portes aux travailleurs expérimentés (semi-retraités, retraités). La pratique devient de plus en plus courante et profitable surtout du fait que les jeunes sont en décroissance dans la profession. Ces travailleurs ont aussi souvent une expérience précieuse qui facilite les contacts avec la clientèle et favorise la résolution de problème.

D’autres bassins de main-d’œuvre dits éloignés du marché du travail peuvent aussi être considérés. Par exemple, pensez que les personnes avec des handicaps légers peuvent faire d’excellents préposés à la réception.

Tâches

En tant que préposé à la réception, vous effectuerez plusieurs tâches de première ligne dans un établissement d’hébergement.

RÉSERVATION

  • Préciser les besoins du client et ouvrir son dossier.
  • Proposer des forfaits et des plus-values.
  • Confirmer, modifier ou annuler une réservation.

ARRIVÉE ET DÉPART DE LA CLIENTÈLE

  • Accueillir les clients à leur arrivée, vérifier les données de la réservation et proposer des services complémentaires.
  • Obtenir des garanties de paiement.
  • Assigner les chambres et remettre les clés ou cartes magnétiques.
  • Fournir les renseignements utiles sur l’établissement.
  • Vérifier la satisfaction des clients qui quittent.
  • Finaliser la facture, faire approuver les frais de séjour, percevoir le paiement et remettre une copie de la transaction au client.
  • Récupérer les clés, les cartes magnétiques et autres objets.
  • Proposer d’effectuer d’autres réservations.

SERVICE À LA CLIENTÈLE

  • Promouvoir les services de l’établissement, les attraits touristiques et les différentes activités de la région, et effectuer des réservations, au besoin.
  • Recevoir le courrier ou les messages destinés aux clients et en assurer la distribution.
  • Assurer la sécurité des clients et de leurs biens.
  • Répondre aux demandes des clients (appel de réveil, changement de chambre, etc.).
  • Traiter les commentaires et les plaintes des clients, et en assurer le suivi.

SUIVI ADMINISTRATIF

  • Vérifier les registres quotidiens, les comptes des clients, les états de caisse et les pièces justificatives.
  • Transmettre aux différents services de l’établissement les besoins associés aux réservations et aux demandes de la clientèle.
  • Produire et vérifier les rapports journaliers.
  • Assurer la disponibilité du matériel et le suivi relatif aux services offerts aux clients.
  • Assurer la coordination avec les différents services (salle à manger, salles de réunion, service aux chambres, etc.).

Halte-là!

Les tâches du préposé à la réception varient d’une entreprise à l’autre. Portez une attention particulière à cette section afin de la personnaliser.

 

 

Psit!

L’automatisation de la profession entrainera assurément un déplacement des tâches. Celles axées vers un service à la clientèle plus approfondi pourraient transformer la profession au détriment des tâches plus cléricales qui composent la fonction. Si vous êtes déjà dans cette lancée, n’hésitez surtout pas à le préciser et à adapter les tâches et le profil attendu en conséquence.

Horaires

Les possibilités sont nombreuses :

  • De jour, de soir, de fin de semaine et jours fériés;
  • Horaire constant ou variable;
  • Temps plein ou partiel;
  • Permanent ou saisonnier.

Comme bien des métiers dans l’industrie touristique, le mot d’ordre est flexibilité. En effet, le nombre d’heures que vous travaillerez peut varier d’une saison à l’autre, voire de semaine en semaine: les périodes de fort achalandage sont parfois suivies d’une période d’accalmie.

À personnaliser absolument!

L’horaire est un élément déterminant pour un candidat. Vous devez donc décrire ce qui l’attend. Bien partager les besoins de votre entreprise l’aidera à mieux comprendre le contexte du métier. Les horaires de travail, c’est, sans aucun doute, votre enjeu numéro 1 ! Et la flexibilité devient alors votre meilleure alliée. Toutefois, assurez-vous d’être équitable avec tout le monde. Vos employés de longue date y ont aussi droit. Pour diminuer votre taux de roulement et fidéliser vos travailleurs, essayez de prévoir plus de ressources afin d’offrir une meilleure conciliation vie personnelle/travail.

Entre nous!

Nous savons que les horaires ne font pas que des heureux dans l’industrie touristique, pensez à ce que vous avez à offrir en contrepartie. Que ces avantages soient pécuniers ou non, ils méritent d’être soulignés. Est-ce qu’il s’agit d’accorder plus de congés en période d’accalmie, de donner des primes pour ceux qui travaillent les fins de semaine, à vous d’y voir! Toutes stratégies méritent qu’on s’y attarde.

Rémunération

Votre salaire variera en fonction de plusieurs facteurs :

  • Votre formation et votre expérience de travail;
  • La localisation, la taille et la notoriété de l’entreprise;
  • L’appartenance à une chaîne;
  • La saisonnalité des activités;
  • La présence d’un syndicat.

Piste de réflexion

Dans un contexte de pénurie de main-d’œuvre, vous devez charmer les candidats grâce, entre autres, aux conditions et à l’ambiance de travail. Quelles sont vos bonnes pratiques ? Mettez-les de l’avant. Et surtout, n’hésitez pas à faire preuve de créativité!

Soyez également transparent, mais essayez de miser encore une fois sur ce qui vous distingue pour contrebalancer le côté monétaire: climat de travail, équipe en place, occasions d’apprentissage, etc.

Avantages distinctifs

  • Assurance collective
  • Uniforme fourni et entretenu
  • Repas fournis sur place
  • Abonnement au transport en commun
  • Rabais sur certains services/commodités fournis par l’hôtel

Possibilités d’avancement

Si vous voulez réaliser toute votre carrière en tant que préposé à la réception, c’est parfait. Et si vous souhaitez développer vos compétences et progresser, c’est tout aussi possible. 

LIGNE DU TEMPS:

  1. Auditeur de nuit
  2. Concierge
  3. Directeur de l’hébergement ou de la réception
  4. Directeur général d’un établissement hôtelier

C’est comme vous voulez!

Gardez cette section seulement si elle correspond à votre réalité. Sinon, ignorez-la tout simplement.

Notez bien : Pour 80% des Canadiens, le métier de réceptionniste d’hôtel est considéré comme un emploi de passage (un emploi temporaire (18%) et un tremplin vers d’autres emplois (62%))(Conference Board, 2017, Résultat essentiel : Le tourisme, un secteur de choix pour l’emploi).

La perception que cette profession constitue un chemin naturel pour accéder à d’autres fonctions n’est pas fausse. Présenter les possibilités de carrière pourrait donc attirer davantage de candidats. Également, la profession est perçue comme attrayante pour 53,6% des Québécois (Conference Board 2017 Résultat essentiel : Le tourisme, un secteur de choix pour l’emploi). Un avantage certes, mais surtout s’il est combiné à des stratégies de rétention efficaces.

Note : La forme masculine est utilisée dans cette description dans le seul but d’en alléger le contenu.

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