Entre les urgences du plancher, les demandes des clients et les exigences de la direction, il ne reste plus beaucoup de temps pour s’organiser et bien planifier nos réunions.
Même si elles peuvent être perçues comme une perte de temps, les réunions peuvent devenir notre alliée et nous faire gagner du temps! Pour cela, il faut s’assurer de la pertinence de chacune des réunions et de son efficacité avec un ordre du jour bien rédigé.
Questions-clés pour une réunion pertinente
Voici les questions à se poser avant de préparer notre rencontre :
Pourquoi devons-nous nous rencontrer?
Si vous ne pouvez pas répondre à cette question, c’est que la réunion n’a pas lieu d’être.
Quel est l’objectif de la réunion?
Quels sont les résultats que je souhaite atteindre avec cette réunion?
Quel est le format idéal pour cette réunion?
En personne, au téléphone, virtuellement ou une combinaison de ces formats.
Qui doit être présent et pourquoi?
Avant de convoquer les participants, il faut s’assurer de la pertinence de leur présence :
- Est-ce que la personne est directement concernée par les points abordés?
- Est-ce qu’elle détient une expertise nécessaire à la réunion?
- Est-ce qu’elle est impliquée dans les décisions à prendre?
- De quelle information ai-je besoin de sa part?
- Quelle information doit être transmise aux participants avant la réunion?
- Quelles sont mes attentes à l’égard des participants en termes de préparation et de participation? Et comment vais-je leur communiquer cette information?
- Combien de temps devrait durer la réunion?
Il faut considérer le format, le niveau d’attention nécessaire et essayer de ne pas excéder 60 minutes.
Rédiger l’ordre du jour pour une réunion efficace
La rédaction de l’ordre du jour est importante à la productivité de la réunion. Il ne s’agit pas de mettre des points sur un bout de papier 15 minutes avant la rencontre. Il faut réfléchir aux points que nous voulons traiter, de l’intention derrière chaque point et de l’ordre dans lesquels nous allons les aborder.
D’abord, les points à inclure doivent répondre aux 3 questions suivantes :
- Est-ce que ça concerne directement l’ensemble des gens présents à la réunion?
- Est-ce que la réunion servira à préparer une action importante à venir?
- Est-ce qu’une action sera nécessaire une fois la réunion terminée?
Ensuite, nous classons chaque point selon notre intention (I, C, D) :
- Information (informer les gens)
- Consultation (les consulter pour avoir leur opinion)
- Décision (les impliquer dans la prise de décision)
Cette étape est importante puisque le temps d’échange sera variable selon notre intention. C’est à partir de ce classement que nous pouvons estimer le temps à passer pour chacun des points à aborder. C’est aussi dans le même ordre que nous allons présenter les points (I, C, D).
Quelques astuces :
- Il est possible de faire venir un participant pour un point en particulier à un temps donné, sans que sa présence ne soit requise tout au long de la réunion.
- N’oubliez pas de prévoir un temps pour l’introduction et la conclusion qui représente de 5 à 10% du temps prévu pour la réunion.
- Vous pouvez inscrire (I), (C) ou (D) en marge de vos points dans l’ordre du jour afin de ne pas oublier votre intention et rester centré sur votre objectif.
Références:
ÉCOLE DE TECHNOLOGIE SUPÉRIEURE, PER-705 Gestionnaire technique 3 : communiquer et donner du feedback, Montréal, 2015, 62 pages.
http://thenextweb.com/insider/2015/07/19/meeting-culture-needs-to-die/
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