« Tout le monde le sait, c’est leur faute s’il est difficile de gérer ses priorités !
Paul’choix, ça vient d’en haut !
Paul’goût de faire ça en plus !
Jean ai trop !
Yvon dire quoi si j’y vais pas ?
Paul’temps d’aller là !
Jean peux pu !
Jean veux pu !
Yvon faire quoi si je dis non ?
Yvon penser quoi si je le fais pas ? » [i]
Pourquoi gérer les priorités?
Il nous arrive à tous, superviseurs, de courir partout, à tout moment pour pouvoir agir dans toutes les directions. Avec les exigences auxquelles nous devons faire face et dans le contexte où on doit faire mieux avec moins, il faut apprendre à bien gérer nos priorités pour obtenir un maximum de résultats. Sinon, c’est l’inefficacité, l’épuisement et le stress qui nous attendent.
Comme superviseur, le choix des priorités aura un impact majeur sur notre performance. Il faut éviter de surcharger notre horaire de travail pour planifier et organiser les bonnes priorités.
De façon générale, voici la composition du temps d’une journée dans la vie d’un superviseur :
Environ 20 % du temps est consacré aux rongeurs/obstacles du temps :
- Dérangements (visiteurs, téléphones)
- Courrier, courriels, paperasse
- Déplacements, fausses urgences
- Habitudes personnelles (ex. visionner les nouvelles du jour sur le web, discuter de hockey ou du téléroman de la veille, etc.)
Environ 20 % du temps (parfois plus) est consacré aux urgences/imprévus;
Environ 60 % du temps est consacré aux activités liées au travail de gestion.
Une tactique reconnue pour bien gérer les priorités est de planifier son agenda à un maximum de 60 % du temps disponible. Pourquoi? Pour laisser la place aux urgences, aux imprévus et à toutes les interruptions par nos clients et nos employés qui font inévitablement parties de notre quotidien.
Par où commencer ?
Gérer les priorités, c’est savoir discerner l’utile de l’inutile, c’est savoir faire la différence entre ce qui est essentiel, urgent, accessoire et inutile. C’est aussi distinguer ce que je veux faire de ce que je dois faire. La première question à me poser en regardant la montagne de choses à faire devant moi est la suivante :
Est-ce que ces tâches sont vraiment celles que je dois réaliser aujourd’hui? Est-ce qu’elles correspondent à mes objectifs à atteindre?
On a trop souvent tendance à tomber dans le piège d’exécuter les tâches qui arrivent de partout sans trop se poser de questions, par manque de temps, de ressources ou autres. Rappelons-nous que notre première responsabilité en tant que superviseur est d’atteindre les objectifs et les buts établis par notre organisation.
Dans cette optique, le PODC demeure un outil pratique pour nous aider à prioriser dans la gestion des opérations. Les étapes de planifier et d’organiser servent spécifiquement à concentrer notre énergie où ça compte le plus.
Bonne gestion des priorités!
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[i] Auteur inconnu
Références:
BLACKBURN, Claudine, TÉTREAULT, Sylvain, Gérez mieux stressez moins : Devenez un gestionnaire heureux et compétent – 4 la gestion du temps, des priorités et des ressources humaines, Québec, Éditions Blackburn Tétreault, 2013, 276 pages.
COVEY, Stephen R., Priorités aux priorités. La méthode pour s’organiser, gérer son temps et atteindre ses objectifs, Paris, Éditions J’ai lu, 2010, 541 pages.
ÉCOLE DE TECHNOLOGIE SUPÉRIEURE, PER-660 Gestionnaire technique 1 : s’approprier son rôle de gestion, Montréal, 2015, 68 pages.
