Directeur, directrice de congrès et de réunions
Le directeur de congrès et de réunions est un gestionnaire dont la fonction est de planifier, organiser, diriger et contrôler les activités d’une entreprise offrant des installations de congrès ou de réunions en vue d’attirer la clientèle. Grâce aux stratégies de promotion et de vente des produits et services, il s’assure également de l’efficacité et de la rentabilité de l’entreprise.
Cette fonction de travail se retrouve dans tous les sous-secteurs de l’industrie touristique et le titulaire du poste travaille généralement dans les établissements suivants : les hôtels et les centres de congrès.
Principales responsabilités
Détails des responsabilités
1. PLANIFICATION
• Proposer, élaborer et mettre en œuvre des stratégies et plans d’action afin d’atteindre les objectifs du service
• Élaborer un plan de travail afin de s’assurer du bon déroulement des activités du service
• Élaborer, mettre en place et évaluer les politiques et les procédures opérationnelles
• Analyser les rapports d’activité, rapports de prospection et de vente, et en discuter avec les collaborateurs
2. GESTION DES RESSOURCES HUMAINES
• Analyser et planifier les besoins de main-d’œuvre en collaboration avec le directeur des ressources humaines
• Participer au recrutement, à l’embauche, l’accueil, l’intégration et à la formation du personnel
• Répartir le travail et procéder à l’élaboration des horaires
• Mobiliser et gérer l’équipe de congrès et réunions
• Effectuer des évaluations de rendement
• Gérer les conflits et les relations avec les syndicats (s’il y a lieu), en collaboration avec le directeur des ressources humaines
3. GESTION DES RESSOURCES FINANCIÈRES ET MATÉRIELLES
RESSOURCES FINANCIÈRES
• Préparer des budgets et assurer un contrôle des coûts d’opération
• Assurer le bon fonctionnement du processus de rémunération du personnel
RESSOURCES MATÉRIELLES
• Gérer les inventaires, négocier avec les fournisseurs et coordonner les approvisionnements
• Effectuer les commandes en fonction des événements : vaisselle et ustensiles de service, alcools, linges de table, accessoires, etc.
4. MARKETING
• Déterminer les prix et les stratégies de promotion du service de congrès et réunions, en collaboration avec le directeur des ventes et du marketing, la direction générale et les autres directeurs de service concernés s’il y a lieu
5. SERVICE À LA CLIENTÈLE
• Discuter avec la clientèle des dispositions relatives à l’utilisation des installations pour les congrès, conférences ou réunions
• Superviser le service des mets et boissons lors des événements, s’il y a lieu
• S’assurer de l’utilisation optimale de toutes les installations et voir à en maximiser la rentabilité
• S’assurer de la satisfaction de la clientèle pendant et après la prestation du service et traiter les plaintes, s’il y a lieu
• Travailler en coordination avec les autres services de l’établissement
Conditions de travail
• Travail à horaire variable ou fixe (Pour certains événements, la présence du directeur peut être requise à l’extérieur des horaires réguliers)
• Travail qui peut s’effectuer sous pression
• Un rôle qui implique souvent de longues heures de travail et qui peut exiger de travailler les soirs, les fins de semaine ou les jours fériés
Expérience
• Deux à cinq années d’expérience dans le domaine de la vente ou de l’organisation d’événements sont exigées
• Une expérience en tant que coordonnateur de congrès et de réunions, de même qu’une expérience en supervision constituent un atout
Compétences et qualifications
Compétences générales
• Aptitudes pour la gestion des ressources humaines
• Aptitudes pour le service à la clientèle
• Aptitudes pour le travail d’équipe
• Aptitudes pour la gestion financière et matérielle
• Aptitudes pour la vente, le marketing et la négociation
• Flexibilité
• Leadership et gestion des priorités
• Très grand sens de l’organisation
Connaissances
• Connaissance en administration et gestion
• Connaissance des principes de base de l’opération et des systèmes informatiques pertinents en lien avec l’événementiel
• Connaissance de la suite office et grande aisance avec les systèmes informatiques
• Connaissance et application des normes du travail, des principes de base en santé et sécurité au travail et des règles d’hygiène et de salubrité
Habiletés
• Linguistiques :
– Maîtrise du français tant à l’oral qu’à l’écrit
– Maîtrise de l’anglais tant à l’oral qu’à l’écrit
– La maîtrise d’autres langues constitue un atout
• Utiliser des stratégies ou des techniques de communication efficaces
• Communiquer de façon professionnelle
• Diriger et motiver
Qualités
•Autonomie
•Sens de l’initiative
•Polyvalence
•Tolérance au stress
•Dynamisme
Intérêts
• Gestion
• Service à la clientèle
• L’événementiel
• Tourisme
Formations
Les diplômes suivants sont les plus souvent exigés
• Diplôme d’études universitaires ou collégiales en gestion hôtelière ou en gestion de la restauration
• Diplôme d’études universitaires en administration des affaires (B.A.A)
• Tout autre diplôme en gestion représente un atout
