La planification stratégique des RH a comme objectif de s’assurer que l’organisation disposera du « bon nombre de personnes » ayant les « bonnes compétences » « au bon moment » afin de poursuivre les objectifs de l’entreprise.
Cette planification est-elle encore d’actualité en contexte de rareté de main-d’œuvre? Plus que jamais! Avec la concurrence accrue, il faut planifier sa prochaine saison comme une excursion en eaux vives : prêt à affronter les turbulences et avec plusieurs stratégies en main.
La gestion prévisionnelle des ressources humaines
La planification des ressources humaines est une démarche qui s’effectue en 5 étapes :
Étape 1 : la réflexion stratégique. Quels sont vos objectifs pour l’année à venir ? Quels sont les nouveaux produits et services? Prévoyez-vous une croissance de la demande? Dans quels marchés? Quels seront leurs besoins et /ou attentes?
Étape 2 : la prévision des besoins RH. De combien de personnes aurez-vous besoin pour effectuer le travail ? Quels types de compétences devront-elles avoir? À quel moment et pour combien de temps ?
Étape 3 : la prévision de la disponibilité des RH. De quelles ressources disposez-vous actuellement? Quels sont les projets de carrière de vos employés? Qui partira probablement à la retraite et qui reviendra au travail l’été prochain? Qui avait des demandes d’horaire précis (voyage, enfants, accompagnement de parents vieillissants)?
Étape 4: l’analyse de l’écart. L’écart entre les besoins (la demande) et la disponibilité (l’offre) peut être positif (surplus de personnel) ou encore négatif (rareté). Cet écart peut être quantitatif (le nombre d’employés requis) ou encore qualitatif (les compétences requises, la rémunération par rapport au marché, les conditions de travail, etc.).
Étape 5 : l’élaboration de stratégies RH pour combler l’écart. Selon les résultats de votre planification, il faudra adopter des stratégies et élaborer un plan d’action RH. Pour cet article, nous retiendrons l’hypothèse d’une pénurie de main-d’œuvre.
Pénurie anticipée : 4 stratégies à explorer
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Stratégies de recrutement
Ici, il ne s’agit pas simplement d’afficher des postes à combler, mais d’augmenter l’attractivité des emplois offerts.
Voici quelques conseils pour rendre vos postes plus attrayants.
Offrez des emplois à valeur ajoutée. Pour favoriser la motivation du travail, il faut repenser l’organisation du travail, soit la manière dont les tâches sont réparties et découpées. Enrichir le travail des employés permet d’offrir des postes plus valorisant et moins monotones.
Favorisez la conciliation travail-vie. Le travail doit être organisé de manière à répondre aux besoins de l’organisation, mais aussi aux besoins des travailleurs. Il faut savoir que les emplois aux horaires précaires (occasionnel, sur appel, etc.) en plus d’être peu attrayant ont un très haut taux de roulement.
Soyez flexibles. Vous avez besoin de 140 heures d’affectation au comptoir d’accueil? Le réflexe spontané : afficher 4 postes de 35 heures. Pourtant Julie qui revient de congé de maternité aurait préféré faire 30 heures par semaine et Damien qui veut partir en voyage 40 heures… Faites plutôt preuve de souplesse en permettant des horaires qui conviennent davantage aux besoins réels. On vous demande quelques jours de congé pendant la haute saison? Par peur de manquer de personnel, plusieurs ont le réflexe de refuser catégoriquement ce genre de requête, ce qui en bout de ligne aggrave très souvent le phénomène.
Récompensez la loyauté. Pour favoriser le retour au travail des saisonniers et des étudiants, n’hésitez pas à utiliser des incitatifs : une prime de retour au travail ou encore un horaire plus favorable. Les employés accordent une grande importance au fait que l’on valorise leur engagement envers l’entreprise.
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Stratégies de formation et de développement professionnel
Pour relever les défis de votre organisation, il ne s’agit pas simplement d’avoir le bon nombre de personnes, mais d’avoir des personnes bien formées et préparées.
La polycompétence des employés est une avenue intéressante, car elle permet de gagner en flexibilité tout en comblant le désir d’apprentissage des employés.
En identifiant à l’avance des employés susceptibles de réaliser de nouvelles tâches, vous pourrez mieux planifier les compétences requises. Profitez des périodes de faible achalandage pour réaliser des activités de formation essentielles pour votre entreprise : formation en hygiène et salubrité alimentaires, service à la clientèle, permis de conduire de classe 4B, etc.
Songez aussi à planifier la relève pour vos postes d’encadrement. Discutez avec vos employés de leurs projets et de leurs ambitions et osez proposer! Les employés qui font carrière dans l’industrie ont très souvent profité d’une opportunité non planifiée.
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Stratégies de restructuration ou d’optimisation
Planifier stratégiquement permet d’anticiper et de modifier les opérations en conséquence. Analysez soigneusement la situation avant de prendre vos décisions opérationnelles. Vous songez à fermer votre restaurant le lundi? Tout le monde le fait… mais ce n’est pas nécessairement la seule solution. Songez-y deux fois, le seul resto du village ouvert le lundi pourrait faire des affaires d’or.
Une nouvelle cafetière expresso en libre-service, une boîte pour le retour des clés, une connexion internet haute vitesse pour les employés d’un secteur isolé ou l’installation de certains équipements pourrait vous permettre de revoir vos opérations et de mieux utiliser votre personnel. Attention au risque de surmenage, l’idée étant d’optimiser et non de surcharger.
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Stratégies d’impartition et de collaboration
Vous n’arrivez pas à recruter un jardinier à temps partiel? Avez-vous déjà pensé à partager une ressource avec une autre organisation? N’hésitez pas à faire des partenariats pour l’embauche, l’heure est à la coopétition!
Vous pourriez aussi confier à une tierce partie certaines tâches. Pour pallier des difficultés de recrutement récurrentes, certains services peuvent être réalisés en impartition: gestion des médias sociaux, blanchisserie, gestion de la paie, etc.
Encore une fois, usez de stratégie! La pénurie amène plusieurs restaurateurs à revoir leur menu et à s’approvisionner davantage en préparation commerciale. Si vos clients s’accommodent de biscuits prêts à cuire, ils ne vous pardonneront peut-être pas d’avoir retiré la fameuse tarte aux bleuets de Claudette.
Un itinéraire à suivre
Plus l’incertitude est grande, plus il est nécessaire de bien planifier en amont. Prendre le temps et les moyens de faire une réflexion structurée en matière de ressources humaines c’est se doter d’une bonne carte avant d’aller naviguer dans des eaux inconnues. Ça vous donnera très certainement de bons points de repères.
Lectures supplémentaires
Stéphanie Fissette, Patron je peux prendre congé vendredi? Magazine HRI, 24 mai 2018.
Louise Lemire et alt., La planification stratégique des ressources humaines
2ième édition. Presses de l’Université du Québec, 2015, 372 pages.
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