Préposé, préposée aux réservations
Un préposé aux réservations est un employé des services administratifs dont la fonction est de procéder à des réservations afin de confirmer aux agences de voyages, aux grossistes ou aux clients la disponibilité et la vente des places. Grâce à ses compétences en vente et en service à la clientèle, il contribue à maximiser les revenus de l’établissement où il travaille. Cette fonction de travail se retrouve principalement dans le sous-secteur de l’hébergement, du transport et le voyage. Le titulaire du poste travaille généralement dans les établissements suivants : compagnies de voyages (aérien, ferroviaire, maritime, terrestre), réceptifs et voyagistes, les hébergements de grande envergure, etc.
Principales responsabilités
Détails des responsabilités
1. RÉSERVATION & VENTE
• Préciser les besoins du client et ouvrir son dossier
• Proposer des services, des forfaits et des plus-values
• Confirmer, modifier ou annuler une réservation
• Enregistrer la vente et obtenir des garanties de paiement
• Faire connaître les tarifs, les forfaits, les promotions, etc.
• Traiter toutes demandes de réservations, de modifications et d’annulations reçues par téléphone, télécopieur, courriel, courrier interne, centre de réservations corporatif ou agences de voyages ;
• Entretenir d’excellentes relations avec les fournisseurs et clients (ex : agences de voyages, les établissements d’hébergement, etc.)
2. SERVICE À LA CLIENTÈLE
• Répondre aux demandes de renseignements notamment les demandes téléphoniques, électroniques, écrites ou en personne
• Informer les clients sur la région et ses attraits touristiques
• Informer le client sur les politiques (annulations, garanties, restrictions, exigences particulières, etc.) en lien avec sa réservation
• Traiter les plaintes et les demandes spéciaux s’il y a lieu
• Collaborer avec les autres départements de l’entreprise afin de mieux servir la clientèle
Conditions de travail
• Travail à horaire fixe
• Un rôle pouvant exiger parfois de travailler les fins de semaine
Expérience
• Aucune expérience particulière n’est exigée
• Une expérience en tant que préposé à la réception ou simplement en service à la clientèle constitue également un atout
Compétences et qualifications
Compétences générales
• Aptitudes pour la vente et le service à la clientèle
• Aptitudes pour le travail d’équipe
• Flexibilité
• Leadership et capacité de prise de décisions
• Sens de l’organisation et gestion des priorités
Connaissances
• Connaissance des principes de base de l’opération et des systèmes informatiques pertinents en lien avec la réservation
• Connaissance du secteur d’activité touristique et des besoins de la clientèle
Habiletés
• Linguistiques :
– Maîtrise du français tant à l’oral qu’à l’écrit
– Maîtrise de l’anglais tant à l’oral qu’à l’écrit
– La maîtrise d’autres langues constitue un atout
• Utiliser des stratégies ou des techniques de communication efficaces
• Communiquer de façon professionnelle
• Écoute active
Qualités
•Autonomie
•Sens de l’initiative
•Polyvalence
•Dynamisme
•Entregent
Intérêts
• Service à la clientèle
• Vente
• Tourisme
• Voyage
Formations
Un diplôme d’études secondaires est minimalement requis. Cependant, les diplômes suivants sont les plus souvent favorisés lorsque demandé :
• Diplôme d’études professionnelles en réception d’hôtellerie ou en conseil et ventes (DEC)
• Diplôme d’études collégiales en gestion hôtelière ou en gestion du tourisme (DEC)
• Tout autre diplôme en lien avec le tourisme constitue un atout
