Coordonnateur, coordonnatrice congrès et réunions
Un coordonnateur de congrès et réunions est un superviseur dont la fonction est de voir à la planification, à l’organisation et à la réalisation de congrès et de réunions ainsi que les événements banquets. Il effectue son travail en s’assurant de la conformité des ententes préalablement établies entre les clients et l’établissement où il travaille. Cette fonction de travail se retrouve principalement dans le sous-secteur des loisirs et divertissements et également dans le sous-secteur de l’hébergement. Le titulaire du poste travaille généralement dans les hôtels et les centres de congrès.
Principales responsabilités
Détails des responsabilités
1. PLANIFICATION & ORGANISATION DE L’ÉVÉNEMENT
• Bien comprendre les paramètres du congrès ou de la réunion (niveau d’importance de la rencontre, nombre de personnes attendues, durée, budget alloué, etc.)
• Faire visiter aux clients potentiels les infrastructures de congrès ou de réunion disponibles
• Discuter avec les clients des menus, des prix, de l’équipement nécessaire (audiovisuel, informatique ou autre), de l’aménagement des lieux, etc.
• Transmettre les informations nécessaires à la réalisation du congrès ou de la réunion au personnel et aux services concernés (choix des menus, réservations de salles et d’équipement, particularités quant à l’aménagement des lieux, etc.)
• Prendre en charge les réservations de groupes pour des réunions, conférences, etc., en collaboration avec le département des ventes ou réservations s’il y a lieu
2. SUPERVISION DU PERSONNEL
• Attribuer les tâches de service à l’équipe de banquets
• Assister le personnel en banquets au besoin
• S’assurer d’avoir le matériel nécessaire pour le service (coutellerie, vaisselle, etc.)
• Voir à la mise en place des salles de banquets
• Faire le suivi avec les fournisseurs en collaboration avec son directeur de département, s’il y a lieu
• Embaucher, former et superviser le personnel
3. SERVICE À LA CLIENTÈLE
• Assurer la pleine satisfaction de la clientèle
• Répondre aux différentes questions que peut avoir la clientèle en lien avec l’événement
• Traiter les commentaires reçus des clients à la suite d’un événement
• Faire le suivi avec la cuisine pour toutes particularités alimentaires provenant de la clientèle
4. SUIVI ADMINISTRATIF
• Vérifier les registres quotidiens, les comptes des clients, les états de caisse et les pièces justificatives en lien avec les événements
• Vérifier et approuver les factures, tenir des dossiers et préparer des rapports
Conditions de travail
• Travail à horaire variable
• Travail qui peut s’effectuer sous pression
• Un rôle qui exige parfois de travailler les soirs, les fins de semaine ou les jours fériés.
• Travail en mode hybride possible
Expérience
Généralement, suivant le bagage académique :
● Deux à trois années d’expérience dans le domaine de la mise en marché de services et l’organisation d’événements sont exigées
● Expérience en coordination d’évènements en milieu hôtelier est un atout
Compétences et qualifications
Compétences générales
• Aptitudes pour la gestion des ressources humaines
• Aptitudes pour le service à la clientèle
• Aptitudes pour la gestion des équipes de travail
• Aptitudes pour la vente, la négociation et le marketing
• Flexibilité
• Leadership et capacité de prise de décisions
• Sens de l’organisation
• Sens des responsabilités
• Aptitudes pour la vente
Connaissances
• Connaissance des principes de base de l’opération et des systèmes informatiques pertinents au service banquet
• Connaissance du secteur d’activité touristique et des besoins de la clientèle
• Connaissance et application des normes du travail, des principes de base en santé et sécurité au travail et des règles d’hygiène et de salubrité
Habiletés
• Linguistiques :
– Maîtrise du français tant à l’oral qu’à l’écrit
– Maîtrise de l’anglais tant à l’oral qu’à l’écrit
– La maîtrise d’autres langues constitue un atout
• Utiliser des stratégies ou des techniques de communication efficaces
• Communiquer de façon professionnelle
• Habiletés avec les systèmes numériques
Qualités
•Autonomie
•Sens de l’initiative
•Polyvalence
•Tolérance au stress
•Dynamisme
•Honnêteté
•Entregent
•Agile
Intérêts
• Gestion
• Service à la clientèle
• Vente
• Tourisme
• Restauration
Formations
Les diplômes suivants sont les plus souvent exigés :
• Diplôme d’études professionnelles en réception d’hôtellerie (DEC)
• Attestation d’études collégiales en coordination ou planification d’événement (AEC)
• Diplôme d’études collégiales en gestion hôtelière ou en gestion du tourisme (DEC)
• Tout autre diplôme en lien avec le tourisme constitue un atout
