Directeur, directrice d’activités spéciales
Le directeur d’activités spéciales est un gestionnaire dont la fonction est de planifier, organiser, diriger et contrôler l’ensemble des activités spéciales d’une entreprise tel que des rassemblements sportifs, des colloques, des festivals, etc. Cette fonction de travail se retrouve principalement dans les sous-secteurs des loisirs et divertissements et des services de voyages. Le titulaire du poste travaille généralement dans les entreprises suivantes : les compagnies spécialisées dans la planification de congrès et d’activités spéciales, les entreprises touristiques de grande envergure (p. ex., chaînes hôtelières), les festivals et les événements.
Principales responsabilités
Détails des responsabilités
1. PLANIFICATION
• Élaborer un plan de travail afin de s’assurer du bon déroulement des activités
• Travailler avec les organisateurs pour déterminer le but, les paramètres, les politiques et les procédures de l’activité
• Établir les objectifs, le contenu et le budget de l’activité
• Établir les procédures de contrôle des dépenses et de la logistique
• Mettre en place les moyens nécessaires pour atteindre les objectifs en termes de nombre de visiteurs ou de participants
• Développer et mettre sur pied un plan de marketing, de relations publiques, de communication et de promotion
• Effectuer la recherche de commandites ou travailler de pair avec le responsable du financement, s’il y a lieu
2. ORGANISATION/DIRECTION
• S’assurer que tous les produits et services requis ont été prévus et réservés par les coordonnateurs, ceci dans le but de mener à bien l’activité (location d’espaces, animateurs, fournisseurs de biens et de services, etc.)
• Gérer les ressources humaines (temporaires ou permanentes, rémunérées ou bénévoles) liées à la réalisation de l’activité
– Recrutement et embauche du personnel
– Formation et répartition du travail
– Élaboration des horaires, Évaluation du rendement
– Gestion des conflits, etc.
3. CONTRÔLE
• Voir au bon contrôle logistique de l’activité
• Gérer les ressources financières et matérielles
– Préparation des budgets,
– Assurer un contrôle des coûts de fonctionnement
– Assurer une bonne gestion des inventaires allouée à la réalisation de l’activité
– Assurer une bonne négociation avec les fournisseurs
– Effectuer des commandes en fonction des événements, et ce, auprès des fournisseurs partenaires
• Évaluer l’impact de l’activité sur l’image et le succès de l’organisme responsable de sa tenue
4. REPRÉSENTATION
• Représenter l’entreprise ou l’activité (auprès des associations sectorielles, des communautés d’affaires, des instances gouvernementales et de la clientèle)
Conditions de travail
• Travail à horaire variable s’effectuant généralement sur un horaire de jour
• Travail qui peut s’effectuer sous pression
• Un rôle qui peut impliquer souvent de longues heures de travail et qui peut aussi exiger de travailler les soirs ou les fins de semaine
Expérience
• Trois à cinq années d’expérience dans le domaine de la mise en marché de services ou de l’organisation d’événements sont exigées
• Une expérience en tant que coordonnateur d’activités spéciales, de même qu’une expérience en supervision constituent un atout
Compétences et qualifications
Compétences générales
• Aptitudes pour la gestion des ressources humaines
• Aptitudes pour le service à la clientèle
• Aptitudes pour le travail d’équipe
• Aptitudes pour la gestion financière et matérielle
• Aptitudes pour la gestion du temps et des risques
• Aptitudes pour la planification, la vente, le marketing et la négociation
• Flexibilité
• Leadership et capacité de prise de décisions
• Sens de l’organisation
Connaissances
• Connaissance en administration et gestion
• Connaissance des principes de base de l’opération et des systèmes informatiques pertinents en lien avec l’événementiel
• Connaissance et application des normes du travail, des principes de base en santé et sécurité au travail et des règles d’hygiène et de salubrité
•
Habiletés
• Linguistiques :
– Maîtrise du français tant à l’oral qu’à l’écrit
– Maîtrise de l’anglais tant à l’oral qu’à l’écrit
– La maîtrise d’autres langues constitue un atout
• Utiliser des stratégies ou des techniques de communication efficaces
• Communiquer de façon professionnelle
• Diriger et motiver
Qualités
•Autonomie
•Sens de l’initiative
•Polyvalence
•Tolérance au stress
•Dynamisme
Intérêts
• Gestion
• Service à la clientèle
• L’événementiel
• Tourisme
Formations
Les diplômes suivants sont les plus souvent exigés
• Diplôme d’études universitaires ou collégiales en gestion hôtelière ou en gestion de la restauration
• Diplôme d’études universitaires en administration des affaires (B.A.A) ou en récréologie
• Tout autre diplôme en gestion représente un atout
Autres appellations
• Responsable d’activités spéciales
